Untuk mengetahui apakah usaha disektor informal menggunakan job description dan job specification atau tidak maka terlebih dahulu kita harus mengetahui apa itu job description dan job specification.

Job desciptipton dan job specification merupakan elemen-elemen dari job analysis.
Berikut penjelasnnya yang saya ambil dari imansantoso5699.wordpress.com:

Uraian Jabatan (Job Description)

Uraian jabatan adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta yang ada. Penyusunan uraian jabatan ini adalah sangat penting, terutama untuk menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, untuk menghindari terjadinya pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan wewenang masing-masing jabatan.

Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam Uraian Jabatan pada umumnya meliputi :

1. Identifikasi Jabatan, yang berisi informasi tentang nama jabatan, bagian dan nomor kode jabatan dalam suatu perusahaan

2. lkhtisar Jabatan, yang berisi penjelasan singkat tentang jabatan tersebut; yang juga memberikan suatu definisi singkat yang berguna sebagai tambahan atas informasi pada identifikasi jabatan, apabila nama jabatan tidak cukup jelas

3. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Bagian ini adalah merupakan inti dari Uraian Jahatan dan merupakan bagian yang paling sulit untuk dituliskan secara tepat. Untuk itu, bisa dimulai menyusunnya dengan mencoba menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang apa dan mengapa suatu pekerjaan dilaksanakan, dan bagaimana cara melaksanakannya

4. Pengawasan yang harus dilakukan dan yang diterima. Bagian ini menjelaskan nama-nama jabatan yang ada diatas dan di bawah jabatan ini, dan tingkat pengawasan yang terlibat

5. Hubungan dengan jabatan lain. Bagian ini menjelaskan hubungan vertikal dan horizontal jabatan ini dengan jabatan-jabatan lainnya dalam hubungannya dengan jalur promosi, aliran serta prosedur kerja

6. Mesin, peralatan dan bahan-bahan yang digunakan

7. Kondisi kerja, yang menjelaskan tentang kondisi fisik lingkungan kerja dari suatu jabatan. Misalnya panas, dingin, berdebu, ketal, bising dan lain-lain terutama kondisi kerja yang berbahaya

8. Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan di atas

Spesifikasi/Persyaratan Jabatan

Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun secara bersama-sama dengan Uraian Jabatan, tetapi dapat juga di susun secara terpisah.

Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam Spesifikasi Jabatan adalah:

1. Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja

2. Persyaratan pengetahuan dan keterampilan

3. Persyaratan fisik dan mental

4. Persyaratan umur dan jenis kelamin

Kegunaan Analisa Jabatan

Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan, sebagai hasil dari Analisa Jabatan mempunyai banyak manfaat, antara lain:

1. Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi Jabatan

2. Sebagai dasar untuk menentukan standard hasil kerja seseorang

3. Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi dan penempatan pegawai

baru

4. Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan

5. Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi

6. Untuk rnerencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi dan

penyederhanaan kerja

7. Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan keselamatan kerja

Dan informasi tersebut di atas bisa diperoleh dari beberapa sumber yaitu :

1. Pekerjaan itu sendiri dan buku catatan harian

2. Pekerja yang bersangkutan

3. Orang yang pernah melaksanakan pekerjaan itu

4. Atasan langsung dari pekerja yang bersangkutan

Berdasarkan sumber-sumber tersebut, pengumpulan informasi untuk analisa jabatan ini bisa dilaksanakan dengan cara :

1. Menyebarkan kuisioner ( daftar pertanyaan/angket) kepada para pemegang Jabatan

2. Melakukan wawancara langsung dengan pekerja yang bersangkutan, orang yang pernah melaksanakan pekerjaan itu ataupun atasan langsungnya

3. Melakukan pengamatan langsung pada pelaksanaan pekerjaan atau mempelajari buku catatan harian

Informasi yang diperoleh dari Analisa Jabatan ini dapat digolongkan dalam beberapa butir berikut:

1. Nama jabatan, lokasi ketja, range upah

2. Hubungan kerja dan posisi dalam organisasi

3. Tugas-tugas, wewenang dan tanggung jawab yang dibebankan pada pemangku jabatan

4. Peralatan dan bahan yang digunakan

5. Kondisi lingkungan tempat kerja dan resiko kerja

6. Persyaratan fisik, mental, pengetahuan, pendidikan dan lain-lain

Analisa jabatan dilakukan terutama untuk menyelidiki fungsi, peranan dan tanggung jawab sesuatu jabatan. Hasil Analisa Jabatan ini akan memberikan gambaran tentang tugas dan tanggung jawab setiap pekerja. Pemakaian atau kegunaan Analisa Jabatan pada umumnya digunakan untuk :

1. Kelembagaan (Organisasi Dan Perancang Jabatan )

a. Penyusunan organisasi baru

b. Penyempumaan organisasi yang sekarang

c. Peninjauan kembali alokasi tugas, wewenang dan tanggungjawab tiap jabatan

2. Kepegawaian

a. Rekrutmen seleksi/penempatan

b. Penilaian jabatan (Evaluasi jabatan)

c. Penyusunanjenjang karir (Career Planning)

d. Mutasi/promosi/rotasi (kaitannya erat dengan c)

e. Program pelatihan

3. Ketatalaksanaan

a. Tata laksana

b. Tata kerja/prosedur

Setelah membaca kutipan diatas dan melakukan penelitian pada usaha-usaha di sektor informal. Maka saya menyimpulkan bahwa usaha-usaha di sektor informal juga menggunakan job description dan job specivication tapi tidak secara keseluruhan. Usaha-usaha disektor informal ini beradaptasi untuk mendapat dan menempatkan karyawan-karyawan merekeka secara otodidak.

Sebagai contoh sebuah warung makan saya kunjungi, mereka menggunakan job specivication untuk menentukan kriteria pegawai di warung makan mereka. Syarat yang mereka tentukan memang tidak sespesifik perusahaan-perusahaan formal pada umumnya. Mereka menginginkan karyawan-karyawan yang memiliki keahlian memasak, mampu melayani pelanggan dengan baik, juga mental yang kuat karena biasanya seorang pegawai warung makan diambil dari desa dan diharuskan tinggal ditempat atau didekat tempat mereka bekerja yang biasanya ada di kota.

Contoh lain sebagai perbandingan, sebuah toko alat tulis kantor informal tapi sudah terbilang besar juga menggunakan fungsi dari job specivication untuk merekrut karyawan mereka. hanya saja berbeda dengan usaha lain disektor formal, toko ini tidak menentukan syarat jenjang pendidikan si calon karyawan, namun mereka tetap mencari pegawai mereka sesuai dengan keahlian yang dibutuhkan. Seiring beejalannya waktu toko ini juga menggunakan fungsi job deskription untuk merotasi tugas dan bagian pegawai-pegawai mereka. Para pegawainya akan dirotasi ditempatkan pada bagian yang sesuai dengan keahlian mereka. Misalnya si A ketika baru masuk kerja ditempatkan untuk bekerja melayani pembeli seiring dengan berjalannya waktu dan pengamatan sang bos maka si A dipindahkan untuk menjaga kasir.

Kesimpulannya Job description dan Job specification juga dugunakan oleh usaha-usaha disektor informal, namun yang mereka gunakan hanya sebagian fungsi dari job description dan job specification dan digunakan tidak dengan cara yang formal seperti pada usaha-usaha formal pada umumnya.